1. Thời điểm tổ chức du lịch Mice
Lý do để chọn “Thời điểm” là 1 trong những yếu tố đầu tiền và quyết định việc thành công của 1 chuyến du lịch MICE bởi vì:
- Thường các cuộc du lịch MICE sẽ gắn liền với 1 thời điểm nhất định để tạo nên 1 lý do thông báo đến các tập thể, tổ chức, cá nhân…như các slogan “Kick off”, “Mid Year”, “Hội nghị thường niên”… Để người tham gia có tính trách nhiệm và nghĩa vụ tham dự đầy đủ. Khi thành phần tham dự gần như “đầy đủ” thì việc thành công của chương trình MICE đã đạt được 90%.
- “Thời điểm” còn là lựa chọn hàng đầu của BTC vì các doanh nghiệp có thể căn cứ vào giai đoạn công ty thấp điểm, không quá bận rộn công việc hoặc các tập thể sẽ căn cứ vào các đối tượng phù hợp với chương trình BTC dự kiến tổ chức mà đưa ra thời gian.
- Ngoài ra, một số ưu tiên khác BTC có thể chọn các “thời điểm” mà dịch vụ có giá cả phải chăng, vì chương trình MICE thường tập trung tổ chức ở trong nhà nên vấn đề thời tiết/điểm tham quan/ngày lễ… sẽ không ảnh hưởng đến họ. Do đó, họ sẽ lựa chọn các dịch vụ ở mùa thấp điểm để chi phí tổ chức được tối ưu nhất có thể.
2. Mục đích chuyến đi
Nắm rõ mục đích của chuyến đi – đó là hội thảo, buổi ra mắt sản phẩm, buổi đào tạo hay xây dựng nhóm…? Điều này hướng dẫn việc lựa chọn địa điểm và các hoạt động một cách phù hợp nhất cho nhóm khách hàng.
- “Mục đích” chuyến đi có thể cho Agency định hướng được địa điểm nhóm khách hàng sẽ lựa chọn. Ví dụ: Là một buổi hội thảo tại ballroom lớn với các trang thiết bị đầy đủ hoặc một buổi workshop để training các thành viên ngoài trời…
- “Mục đích” còn được các Agency tập trung vào để xây dựng các concept để thể hiện thông điệp chương trình. Thông qua concept có thể khiến BTC hoặc các thành viên thấu hiểu được “mục đích” khi tổ chức chương trình này.
3. Ngân sách khi thực hiện tổ chức du lịch Mice
Thảo luận về ngân sách thực tế với khách hàng để tạo ra một hành trình phù hợp với chi phí đề ra nhưng vẫn thỏa mãn các nhu cầu. Khi bám sát được “ngân sách” của khách hàng sẽ tập trung đề ra các lựa chọn phù hợp nhất.
- Phần quan trọng không kém so với “mục đích” chuyến đi là “ngân sách” khi thực hiện chương trình. Với mỗi hoạt động của doanh nghiệp, tập thể hoặc cá nhân, khi lên kế hoạch chi tiết cho chương trình đều phụ thuộc vào “ngân sách” để quyết định các hạng mục của chương trình.
- Phần “ngân sách” là yếu tố quan trọng quyết định “thời điểm”, “địa điểm” và các hạng mục trọng yếu của một chương trình MICE khi lên kế hoạch thực hiện. Ví dụ: Nếu có “ngân sách” lớn các “địa điểm” được lựa chọn có thể trải dài từ di chuyển bằng xe/máy bay hay trong nước/nước ngoài. Còn nếu “ngân sách” không đủ có thể lựa chọn các địa điểm gần và tiết kiệm chi phí tối đa.
- Ngoài ra, “ngân sách” còn quyết định các hạng mục phục vụ chương trình như các thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, KOL/Talent được mời,…
4. Lên kế hoạch thực hiện chi tiết
Khi lên kế hoạch thực hiện một cách rõ ràng và càng chi tiết thì việc triển khai chương trình sẽ diễn ra rất suôn sẻ cũng như mang lại thành công nhất định cho chương trình.
- Chỗ ở: Các khối khách sạn an toàn với mức giá thương lượng phù hợp với quy mô nhóm và các tiện nghi mong muốn.
- Phương tiện đi lại: Sắp xếp phương tiện di chuyển hiệu quả để đưa đón sân bay, đi lại trong địa phương và bất kỳ chuyến du ngoạn nào đã lên kế hoạch.
- Hậu cần và quản lý: phân bổ các nhân sự với các nhiệm vụ rõ ràng và chi tiết để hỗ trợ kịp thời cũng như quản lý các hạng mục để tỉ lệ sai sót thấp nhất có thể.
- Công nghệ: Đảm bảo kết nối internet đáng tin cậy và thiết bị nghe nhìn tại địa điểm tổ chức thuyết trình và họp.
- Quản lý diễn giả: Điều phối việc đi lại và hậu cần cho các diễn giả khách mời, đảm bảo bài thuyết trình của họ được lồng ghép tốt vào chương trình.
- Quản lý thi công: quản lý việc phân bổ các hạng mục cần thi công và các hoạt động quảng cáo một cách hiệu quả.
- Hoạt động: Lên kế hoạch cho các sự kiện xã hội hoặc cơ hội kết nối để thúc đẩy sự tương tác và xây dựng đội ngũ giữa những người tham dự.
- Thị thực và Giấy phép (nếu có): Hỗ trợ người tham dự, đặc biệt là khách du lịch quốc tế, xin thị thực và giấy phép cần thiết.
5. Kiểm tra
Yếu tố cuối cùng cũng là bước vô cùng quan trọng để tạo nên một chương trình MICE thành công là “kiểm tra”.
- Lên check list các hạng mục cần triển khai sự kiện là một việc tưởng rằng rất đơn giản nhưng lại rất kỳ công để kiểm tra lại tất cả các hạng mục và tiến độ dự án đang thực hiện.
- Điều này góp phần thúc đẩy tiến độ dự án chạy đúng deadline thực hiện các hạng mục cần hoàn thành và tạo ra sự nhịp nhàng giữa các bộ phận.
- Việc kiểm tra thường xuyên sẽ dễ phát hiện ra sai sót và kịp thời xử lý để chương trình được hoàn thành một cách tối ưu nhất.
Bằng cách giải quyết những yếu tố quyết định này, bạn có thể tạo ra một chuyến đi MICE được tổ chức tốt và phong phú, vượt quá sự mong đợi của khách hàng và mang lại trải nghiệm thành công và đáng nhớ cho tất cả những người tham dự.
