NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức truyền thông hữu hiệu cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tổ chức sự kiện thành công không chỉ giúp truyền thông hiệu quả mà còn mang lại tính gắn kết từ các hoạt động sự kiện. Nếu đang băn khoăn về những điều cần lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện thì bài viết dưới đây là danh cho bạn đấy! Khi tổ chức sự kiện cần lưu ý điều gì? Dù là sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì tầm ảnh hưởng của sự kiện ấy đến khách hàng cũng rất quan trọng, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo thì bạn rất dễ làm hỏng chiến dịch truyền thông của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ. Để có sự chuẩn bị chỉn chu nhất cho sự kiện của mình, bạn cần lưu ý các điều sau:

  1. Địa điểm tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần lên kế hoạch chi tiết các địa điểm phù hợp và đi tiền trạm tại đó để tránh trường hợp không có địa điểm tổ chức hoặc không gian không đủ sức chứa số lượng khách mời của sự kiện. Không gian tổ chức sự kiện là yếu tố cần, nhưng yếu tố đủ cho sự kiện còn cần phải nhờ đến sự trợ giúp đắc lực từ phía nhà hàng và nhân viên phục vụ. Thái độ phục vụ của nhân viên còn giúp cho khách mời cảm thấy thoải mái và đánh giá cao sự kiện mà bạn tổ chức. Chính vì vâỵ mà bạn cần tiền trạm và đưa ra một số tiêu chí cần thiết đối với sự kiện được tổ chức, cần kiểm tra xem danh sách khách mời đầy đủ và chi tiết để tránh trường hợp không có đủ chỗ để khách mời tham dự.

  1. MC – yếu tố quan trọng trong sự kiện

Ngoài địa điểm tổ chức thì cầu nối trung gian nhằm truyền tải thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách hàng/ nhân viên cũng rất quan trọng. Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn nên lựa chọn MC hội tụ nhiều yếu tố như: năng động, linh hoạt, giọng nói truyền cảm. Và quan trọng hơn hết của người MC vẫn là khả năng xử lý tình huống vì bất kỳ chương trình nào hẳn cũng sẽ có những sự cố ngoài mong muốn xảy đến. Để chương trình diễn ra suôn sẽ và chuyên nghiệp đòi hỏi người dẫn chương trình cần phải linh hoạt và khéo léo trong quá trình xử lý tình huống, nếu như xử lý tình huống không khéo rất dễ để lại ấn tượng xấu đối với khách hàng/ nhân viên. Do vậy, người tổ chức chương trình cần tìm kiếm và lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp nhằm đảm bảo yếu tố thành công của chương trình.

  1. 3. Lưu ý về vấn đề âm thanh, ánh sáng

Trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần kiểm tra và chạy thử chương trình nhằm đảm bảo bộ phận kỹ thuật hoạt động suôn sẻ vì nếu chương trình đang diễn ra nhưng hệ thống âm thanh, ánh sáng không hoạt động rất dễ làm chương trình của bạn để lại ấn tượng không tốt đối với khách hàng/ nhân viên…

  1. 4. Sự linh hoạt giữa các bộ phận tổ chức chương trình

Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Bạn thử tưởng tượng nếu các bộ phận tách rời nhau và không ăn ý với nhau thì sự kiện sẽ không còn liên tục, đứt quãng gây ra thảm họa đối với người xem. Để một sự kiện diễn ra thành công bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ từ những điều nhỏ nhặt nhất. Ngoài việc chuẩn bị tốt các các bước như trên, bạn cũng cần dự trù những tình huống xấu nhất xảy ra và lên phương án giải quyết để khi chương trình bắt đầu được thuận lợi nhất có thể. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về quá trình tổ chức sự kiện và mong muốn tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín – chuyên nghiệp thì New Focus là một trong những đơn vị để bạn tin tưởng và gửi gắm toàn bộ ý tưởng với chúng tôi. New Focus luôn sẵn sàng đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, sắp đặt và thi công tổ chức sự kiện lớn nhỏ cho khách hàng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *