Du lịch MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions) không chỉ là một chuyến đi, mà là một chiến lược đầu tư vào sự phát triển và gắn kết của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực đòi hỏi sự tỉ mỉ, linh hoạt và chuyên nghiệp tuyệt đối này, New Focus tự hào là đối tác chiến lược, sở hữu kinh nghiệm dày dạn và quy trình vận hành tinh gọn, đảm bảo mọi sự kiện MICE đều vượt xa mong đợi của khách hàng.
Với kinh nghiệm tổ chức MICE cho các tập đoàn đa quốc gia, chúng tôi am hiểu về văn hoá quốc tế, đảm bảo phục vụ hài lòng cho hầu hết đối tượng khách hàng
NEW FOCUS: TỪ GIẢI PHÁP TỔNG THỂ ĐẾN KỊCH BẢN ĐỘC QUYỀN
New Focus có hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực MICE, phục vụ đa dạng các quy mô từ 50 đến hơn 2000 khách. Chúng tôi không chỉ bán tour mà bán Giải Pháp Tổng Thể (End-to-End Solution).
Nền Tảng Kinh Nghiệm & Thành Tựu Định Lượng
Kinh nghiệm của chúng tôi được định lượng qua những con số ấn tượng, khẳng định độ tin cậy và chất lượng:
- Hơn 500 dự án MICE đã được tổ chức thành công, từ Hội nghị cấp cao đến các chương trình khen thưởng lớn.
- Tỷ lệ khách hàng quay lại và giới thiệu đạt 90%, minh chứng cho sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng vận hành.
- Quy trình quản lý rủi ro được tối ưu hóa sau hàng ngàn giờ vận hành thực tế, đảm bảo tính an toàn và liền mạch.
New Focus liên tục đón tiếp các hệ thống & tập đoàn khách sạn cao cấp, cùng nhau trao đổi về kinh nghiệm, góp ý giúp nhau ngày càng hoàn thiện hơn trong lĩnh vực MICE
Thiết Kế Cá Nhân Hóa (Customization) – Kiến Tạo Thông Điệp
New Focus tuyệt đối không sử dụng kịch bản mẫu. Mỗi chương trình MICE là một sản phẩm độc đáo, được thiết kế dựa trên:
- Mục tiêu Kinh doanh (KPIs): Chủ đề của Team Building/Gala Dinner được thiết kế đồng điệu 100% với thông điệp chiến lược năm tới của doanh nghiệp.
- Văn hóa Doanh nghiệp: Từ màu sắc nhận diện sự kiện, âm nhạc, đến từng chi tiết nhỏ nhất đều phản ánh bản sắc và giá trị cốt lõi của công ty khách hàng.
QUY TRÌNH VẬN HÀNH TINH GỌN
Để đảm bảo MICE hoạt động như một cỗ máy trơn tru và hiện đại, New Focus đã tinh gọn mọi khâu:
Tối Ưu Đặt Phòng & Thủ Tục Nhận Phòng Nhanh Chóng (Fast Check-in)
- Tiêu chí chọn lọc: Ưu tiên resort/khách sạn 5 sao có khả năng cung cấp sảnh check-in riêng (Group Counter) và băng thông Internet tốc độ cao cho khu vực hội họp.
- Công nghệ Check-in 3 Giây: New Focus áp dụng Pre-Keying (làm chìa khóa trước). Khách hàng chỉ cần nhận chìa khóa đã được làm sẵn (Key Card Ready) từ nhân sự của New Focus trực tại sảnh, giúp khách đi thẳng lên phòng mà không cần xếp hàng.
Đặt Vé Máy Bay & Check-in Online Thông Minh
- Chiến lược Book vé: Luôn đặt vé máy bay theo dạng Group Fare hoặc hợp đồng với Hãng (Agency Contract) để đảm bảo suất và có chính sách linh hoạt về thay đổi.
- Vận hành không giấy tờ: Thực hiện Check-in online cho hành khách ngay khi hệ thống mở. Thẻ lên máy bay (Boarding Pass) được gửi lên nhóm riêng của đoàn hoặc in sẵn để phát tại điểm tập trung, giúp khách đi thẳng qua cổng an ninh.
Tại sân bay, chúng tôi luôn có nhân sự hỗ trợ đón khách, đảm bảo về cung cấp thông tin hướng dẫn cần cần thiết, tạo cho khách hàng cảm giác được hỗ trợ liên tục trong xuyên suốt chuyến đi
Lựa Chọn Ẩm Thực Cân Bằng & Tinh Tế
- Menu Balancing: Đảm bảo đa dạng vùng miền và cân bằng đạm, tránh lặp lại món chính. Đặc biệt, chúng tôi luôn có các lựa chọn ăn kiêng, chay, và món ít dầu mỡ cho từng đối tượng khách.
- Thử món (Food Tasting): Trưởng đoàn New Focus trực tiếp thử món hoặc đánh giá chi tiết trước khi chốt thực đơn cho đoàn, đảm bảo khẩu vị và chất lượng cao nhất.
Tea Break – nốt chạm nhẹ trong các cuộc họp, nơi có thể xảy ra các cuộc đàm phán & các deal quan trọng. Nắm bắt điều đó, New Focus luôn chọn những món ăn mang đậm dấu ấn riêng của từng doanh nghiệp
Vận Hành Đón Tiễn & Logistics Chuyên Nghiệp
- Quy tắc “2 Người tại 1 Điểm”: Tại mỗi điểm (sân bay, khách sạn, nhà hàng), luôn có 2 nhân sự: 1 người chịu trách nhiệm về khách (Host) và 1 người chịu trách nhiệm về phương tiện (Logistic).
- Quản lý xe: Tất cả tài xế đều qua quy trình Driver Briefing và được trang bị lịch trình chi tiết, đảm bảo sự an toàn và đúng giờ tuyệt đối.
NHÂN SỰ & KHẢ NĂNG GIẢI QUYẾT KHỦNG HOẢNG VƯỢT TRỘI
New Focus tin rằng chất lượng MICE nằm ở con người và khả năng xử lý tình huống bất ngờ.
Triết Lý Đội Ngũ Nhân Sự – “Nghệ Sĩ Điều Phối”
- Mỗi thành viên New Focus là một “nghệ sĩ điều phối” được đào tạo bài bản về tư duy dịch vụ khách hàng 5 sao.
- Trưởng đoàn được trang bị kiến thức về MICE & tác phong chuyên nghiệp trong quá trình dẫn đoàn, đảm bảo cung cấp đúng & đủ các thông tin liên quan đến chuyến đi, đặc biệt phù hợp với đối tượng khách hàng cao cấp, và quan trọng nhất là tính chủ động, tận tâm, luôn đặt trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu.
New Focus luôn khắc khe với không gian meeting. Các thông số về layout, cách setup chúng tôi luôn đưa ra nhiều phương án cho khách hàng lựa chọn.
Chúng tôi luôn chú ý đến các chi tiết nhỏ: Bằng khen, trophy,… được chúng tôi chọn lọc kỹ lưỡng & luôn luôn cập nhật các mẫu mới nhằm mang đến những sự trải nghiệm mới của khách hàng
Quản Lý Khủng Hoảng (Crisis Management) – Tự Tin Tuyệt Đối
Nguyên tắc vàng của New Focus là: “Không bao giờ để khách hàng thấy sự hỗn loạn.”
- Kích hoạt Kịch Bản Dự Phòng (Contingency Plan): Khi thời tiết xấu hoặc sự cố phòng ốc xảy ra, New Focus kích hoạt kế hoạch dự phòng đã được chuẩn bị sẵn, chuyển hoạt động ngoài trời vào hội trường hoặc đổi địa điểm tham quan mà không làm gián đoạn lịch trình chung.
- Giải quyết Y tế: Luôn có nhân sự Y tế và Bảo hiểm du lịch hạng A tích hợp sẵn. Mọi sự cố sức khỏe được xử lý tức thời, đồng thời thông báo kịp thời và tinh tế đến người quản lý của khách hàng.
- Xử lý tranh chấp: Khả năng giải quyết tranh chấp nhà cung cấp trong vòng 30 phút, đảm bảo tài chính minh bạch và không gây ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng.
Check List – New Focus xem check list là yếu tốt then chốt cho sự thành công của event. Chúng tôi phân bổ timeline công việc, bố trí nhân sự theo từng hoạt động, đảm bảo vận hành trơn tru trong xuyên suốt event
Sắp Xếp & Phân Công Nhân Sự (Phân luồng Chức năng)
Mỗi chương trình có một hệ thống phân công chặt chẽ: Trưởng đoàn là người ra quyết định, Logistic Head đảm bảo xe cộ/phòng ốc, và Event Coordinator chịu trách nhiệm toàn bộ về sự kiện. Mỗi người đều có “Sổ Tay Điều Phối” (Run Sheet) chi tiết để thực hiện nhiệm vụ một cách độc lập và hiệu quả.
Với các event diễn ra ngoài trời, chúng tôi luôn có phương án back-up dự phòng, đảm bảo chương trình diễn ra theo tiến độ
CÁC CASE STUDY & PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TỐI ƯU
Sự cố tại sân bay
* Tình huống: Đoàn 300 khách bay chuyến sáng sớm. Do trục trặc phần mềm tại sân bay, hệ thống check-in tự động bị lỗi trong 1 giờ. Dẫn đến nguy cơ trễ giờ bay (delay) nghiêm trọng cho cả đoàn.
* Phương án giải quyết tối ưu:
– Kích hoạt Quy trình Khẩn cấp: Trưởng đoàn chủ động liên hệ trực tiếp với Trưởng đại diện Hãng hàng không tại sân bay (không qua quầy check-in thông thường).
– Phân luồng ưu tiên: Yêu cầu Hãng mở quầy thủ tục riêng (Dedicated Counter) cho đoàn MICE, sử dụng phương pháp check-in thủ công nhanh nhất.
– Giải pháp New Focus: Nhân sự New Focus đã Check-in online và in sẵn Boarding Pass trước 24h cho 95% khách. Chỉ tập trung giải quyết việc ký gửi hành lý tại quầy ưu tiên.
– Kết quả: Đoàn di chuyển qua cổng an ninh kịp thời, chỉ chậm 15 phút so với dự kiến ban đầu, đảm bảo không ảnh hưởng đến giờ bay.
Sự cố ngộ độc thực phẩm
* Tình huống: Sau bữa tối tại nhà hàng địa phương, 5 khách trong đoàn 150 người có dấu hiệu đau bụng, nôn mửa nhẹ (nghi ngờ ngộ độc thực phẩm).
* Phương án giải quyết tối ưu:
– Ưu tiên Y tế: Lập tức đưa 5 khách đến phòng y tế/cơ sở y tế gần nhất (thông tin đã được chuẩn bị sẵn trong Sổ tay Điều phối) bằng xe riêng.
– Cách ly & Điều tra: Trưởng đoàn thông báo ngắn gọn về “vấn đề sức khỏe cá nhân” để tránh hoang mang. Phụ trách Logistic lấy mẫu thức ăn còn sót lại tại nhà hàng để kiểm tra (chỉ mục đích nội bộ, không công khai).
– Theo dõi: Phân công nhân sự chuyên trách theo dõi sát 5 khách, đảm bảo họ có bảo hiểm du lịch được kích hoạt.
Sự cố xe bể bánh đột ngột
* Tình huống: Một chiếc xe 45 chỗ trong đoàn (đang chở 40 khách) bị thủng lốp trên đường từ điểm tham quan về Resort, cách Resort 30 phút di chuyển, vào buổi chiều muộn.
* Phương án giải quyết tối ưu:
– An toàn là trên hết: Nhân sự Logistic đảm bảo khách xuống xe tại khu vực an toàn và phân phát nước uống/khăn lạnh.
– Kích hoạt Xe Dự Phòng: Ngay lập tức gọi xe dự phòng đã được bố trí sẵn trong quy trình MICE của New Focus. Xe dự phòng thường được giữ ở vị trí chiến lược (gần Resort hoặc gần điểm tham quan).
– Giải pháp New Focus: Dùng xe còn lại trong đoàn để chở 40 khách về Resort theo 2 chuyến kết hợp điều động xe 16 chỗ của đội ngũ vận hành để vận chuyển hành khách
– Thông tin minh bạch: Thông báo ngắn gọn về sự chậm trễ và thời gian xe dự phòng đến, giữ khách hàng bình tĩnh.
New Focus phục vụ xe vận chuyển đời mới & hiện đại, giúp khách hàng tối đa trải nghiệm
Yêu Cầu Đột Xuất về Ẩm Thực
* Tình huống: Khi đến nhà hàng ăn trưa, một số khách hàng là người nước ngoài/đặc biệt không ăn được món có gia vị mạnh/hải sản, trong khi thực đơn đã được chốt từ trước.
* Phương án giải quyết tối ưu:
– Khảo sát Nhanh: Trưởng đoàn khảo sát nhanh số lượng khách có yêu cầu đặc biệt.
– Làm việc với Bếp: Liên hệ với Bếp trưởng nhà hàng, yêu cầu chuẩn bị ngay các món thay thế an toàn (thường là gà luộc/hấp, rau củ luộc, hoặc mì ý đơn giản).
– Giải pháp New Focus: Do đã có kinh nghiệm, New Focus luôn yêu cầu nhà hàng có sẵn các nguyên liệu cơ bản (gạo, mì, thịt gà/bò cơ bản) để xử lý các yêu cầu ăn kiêng, ăn chay, hoặc dị ứng đột xuất.
– Trải nghiệm cao: Đảm bảo khách hàng nhận được món thay thế cùng lúc với món ăn của cả đoàn để tránh cảm giác bị bỏ quên.
TRIẾT LÝ CỦA NEW FOCUS
Với triết lý “Tâm Huyết – Linh Hoạt – Chính Xác”, cùng với sự đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ và con người, New Focus không ngừng hoàn thiện quy trình để mang lại những chuyến MICE không chỉ thành công về mặt sự kiện mà còn sâu sắc về mặt trải nghiệm và chiến lược. Chúng tôi biến những thách thức phức tạp của MICE thành sự kiện đáng nhớ, qua đó khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành du lịch doanh nghiệp.
Hãy để New Focus trở thành đối tác chiến lược, kiến tạo nên thành công rực rỡ cho sự kiện MICE tiếp theo của bạn.
Hình ảnh thực tế các chương trình MICE do New Focus phụ trách logistic
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn & báo giá chi tiết cho chương trình:
New Focus Agency | M.I.C.E – Team Building – Travel
Địa chỉ: 2 Nguyễn Văn mại, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
Hotline: 0909 26 28 30 – (028)39 485 9555
Email: hiep.phan@newfocus.vn | info.newfocus@gmail.com
