Để tổ chức một chương trình du lịch MICE thành công thì cần phải chú ý đến rất nhiều yếu tố như thời gian, kịch bản chương trình chi tiết, … Trong đó, địa điểm cũng là một trong những yếu tố góp phần vào việc làm nên một chương trình MICE thành công. Vì thế, lựa chọn địa điểm tổ chức các chương trình du lịch MICE hợp lý là việc cần làm trước khi bước vào thực hiện chương trình MICE
Chọn địa điểm có vị trí thuận tiện
Địa điểm tổ chức các buổi hội họp, hội thảo phải thuận lợi trong việc đi lại đối với các khách mời tham dự. Địa điểm tổ chức du lịch MICE có thể là vị trí ngay trung tâm thành phố hoặc ở những nơi có giao thông thuận tiện cho những khách mời đi bằng đường bộ hoặc đường hàng không.
Ngoài ra, đối với những sự kiện, cuộc hội họp kéo dài nhiều ngày thì xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện phải có nhiều các khách sạn lưu trú chất lượng. Thêm vào đó, địa điểm tổ chức sự kiện Mice cũng cần nên gần những cơ quan chức năng như đồn cảnh sát hoặc bệnh viện để phòng hờ khi gặp tình huống khẩn cấp.
Cơ sở hạ tầng tại địa điểm tổ chức du lịch MICE
Đối với một số chương trình MICE mà các khách mời phải lưu trú qua đêm thì địa điểm đó phải có một số tiện ích như phòng ở, nhà hàng để giúp khách mời thuận tiện trong việc lưu trú và ăn uống. Do hầu hết các buổi hội nghị, hội thảo đều tổ chức vào sáng sớm, thời gian nghỉ rất ít nên phòng ở, nhà hàng sẽ giúp các khách mời sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Hơn thế nữa, địa điểm đó còn phải đảm bảo được công tác phòng cháy chữa cháy.
Kích thước và sức chứa của phòng hội nghị
Đây cũng là một yếu tố cần chú ý. Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị thì các agency nên họp với khách để nắm số lượng khách mời dự kiến, từ đó tìm kiếm địa điểm tổ chức có sức chứa và không gian hợp lý.
Ngoài ra, phải đảm bảo rằng với số lượng dự kiến đó, phòng hội nghị có thể setup được kiểu chỗ ngồi mà khách hàng mong muốn một cách thoải mái nhất (như bàn tròn, kiểu rạp hát, kiểu lớp học, kiểu chữ U, …).
Cơ sở kỹ thuật và khả năng hỗ trợ kỹ thuật
Cơ sở kỹ thuật và khả năng hỗ trợ kỹ thuật phải được đảm bảo đối với một địa điểm tổ chức du lịch MICE. Cụ thể, phòng hội nghị tại địa điểm đó phải đảm bảo được đầy đủ dịch vụ kỹ thuật từ âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED.
Đối với một số cuộc họp, hội thảo yêu cầu việc họp trực tuyến hoặc phát sóng trực tuyến thì phải cần đảm bảo kết nối internet ổn định.
Thêm vào đó, địa điểm tổ chức cũng cần nên đảm bảo được phải có nhân viên hỗ trợ kỹ thuật luôn túc trực mỗi khi cuộc họp, hội nghị diễn ra.
Dịch vụ đi kèm
Điều này cũng cần được lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức. Trong một sự kiện hoặc hội nghị, sẽ có những giờ nghỉ để khách mời có thể đi giao lưu hoặc nghỉ ngơi sau một phiên tham dự. Vào thời điểm này, các địa điểm tổ chức phải có cung cấp dịch vụ tiệc trà (teabreak) để khách mời dùng nước và bánh. Việc này vừa tiếp thêm được năng lượng cho khách mời mà cũng là dịp để khách mời có thể đi giao lưu với mọi người xung quanh.
Ngoài ra, địa điểm tổ chức nên có dịch vụ bữa trưa hoặc bữa tối đi kèm với dịch vụ hội nghị để tạo được sự tiện lợi cho một phiên họp.
Chi phí của địa điểm tổ chức du lịch Mice
Trước khi lựa chọn địa điểm thích hợp cần nên xem xét ngân sách của khách đưa ra. Từ đó, tham khảo giá nhiều địa điểm cũng như xem xét cả về chất lượng dịch vụ có phù hợp với giá đưa ra không. Tiến hành so sánh và phân tích để tìm ra địa điểm thích hợp nhất.
Kinh nghiệm của địa điểm tổ chức du lịch MICE
Địa điểm tổ chức phải có kinh nghiệm tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo hoặc những sự kiện tương tự.
Khi tìm địa điểm tổ chức, ngoài giá cả, cơ sở hạ tầng, dịch vụ đi kèm ra thì agency cũng nên tìm hiểu về những sự kiện trước đó mà địa điểm đó đã tổ chức, bao gồm cả sự kiện lớn hoặc những buổi hội nghị, hội thảo của một công ty. Từ đó, có thể đánh giá được sự phù hợp địa điểm đó so với nhu cầu của khách.
Nhân sự hỗ trợ tại địa điểm tổ chức
Nên xem xét trước khi lựa chọn một nơi để tổ chức sự kiện, hội nghị. Phải đảm bảo rằng địa điểm tổ chức phải có được đội ngũ nhân sự hỗ trợ từ những bước đầu của hội nghị cho đến những bước cuối cùng.
Cụ thể, trước khi hội nghị diễn ra, cần nên có nhân sự hỗ trợ setup bàn ghế, kiểu phòng họp theo yêu cầu của khách. Trong sự kiện thì nên có nhân sự túc trực để hỗ trợ kỹ thuật và nhân sự để phục vụ tiệc trà.
Kết luận
Nhìn chung, trước khi chọn ra địa điểm tổ chức hợp lý, các agency cần nên xem xét đến vị trí, sức chứa, cơ sở vật chất – hạ tầng, nhân sự, chi phí, kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức tại địa điểm đó. Từ đó mới so sánh và lựa chọn ra địa điểm tổ chức sự kiện hay hội nghị phù hợp nhất với yêu cầu và mục đích của khách hàng.
Địa điểm tổ chức hợp lý cũng sẽ là một trong những yếu tố góp phần giúp cho buổi hội nghị, sự kiện đó trở nên thành công và làm cho trải nghiệm của khách tham dự cũng sẽ đạt mức tốt nhất.
