Du lịch MICE là loại hình du lịch tiềm năng và có nhiều lợi thế phát triển tại Việt Nam. Tuy vậy, MICE lại có tệp khách hàng khá đặc thù. Cụ thể, các du khách sẽ đặc biệt chú ý đến các chi tiết trong chuyến đi, từ việc sắp xếp lịch trình, địa điểm cho đến sự đồng bộ giữa các dịch vụ liên quan bởi họ là những khách hàng có khả năng chi trả cao. Chính vì vậy, dưới đây là những chi tiết làm nên điểm khác biệt cho một chương trình MICE trở nên thành công:
Sắp xếp lịch trình chương trình MICE linh hoạt
Hầu hết, khách hàng tham gia chương trình MICE thường là những doanh nhân, bác sĩ, nhân viên cấp cao, những người có mức chi trả cao. Họ có một điểm chung là đều có lịch trình dày đặc, không cố định và có nhiều sự thay đổi. Chính vì thế, các công ty du lịch phải cố gắng sắp xếp chương trình sao cho phù hợp nhất và đảm bảo được rằng các khách du lịch sẽ tham gia đầy đủ được các hoạt động có trong chương trình MICE
Lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức các buổi hội họp trong chương trình MICE
Cụ thể, các địa điểm tổ chức những buổi hội họp phải đáp ứng được không gian phù hợp với số lượng khách tham dự trong chương trình MICE (thích hợp với tất cả các kiểu setup theo yêu cầu của hội nghị). Ngoài ra, địa điểm này cũng có đầy đủ các tiện ích như âm thanh ánh sáng, máy chiếu, … để phục vụ cho các hoạt động trong một buổi hội họp, hội thảo
Cơ sở lưu trú tốt cũng là một trong những chi tiết cần lưu ý trong một chương trình du lịch MICE
Có thể nói, khách MICE là tệp khách có mức chi trả cao, vì vậy họ cũng rất chú trọng vào chất lượng cơ sở lưu trú trong một chuyến đi. Cơ sở lưu trú của khách MICE thường là những nơi đạt chất lượng từ 4 đến 5 sao, phòng nghỉ phải có đầy đủ các tiện nghi, không gian thoải mái, sạch sẽ. Không những vậy, nhân viên phục vụ tại các cơ sở lưu trú cũng phải niềm nở, tạo cho khách cảm giác thoải mái khi họ cần được hướng dẫn và giúp đỡ.
Dịch vụ ăn uống cũng cần được công ty du lịch lưu ý
Các thực đơn của các bữa ăn trong một chương trình phải đáp ứng được yêu cầu về giá tiền, số lượng mà khách hàng đưa ra. Thêm vào đó, các bữa ăn cần nên có sự đa dạng về các món ăn; ví dụ, bữa trưa dùng canh thì bữa tối sẽ dùng lẩu để có thể đa dạng hương vị trong các bữa ăn. Ngoài ra, chất lượng an toàn thực phẩm cũng là một trong những yếu tố cần được chú trọng hàng đầu. Hơn nữa, nên hỗ trợ các yêu cầu của khách trong mỗi bữa ăn; như là đặt thêm suất ăn chay cho khách (nếu có yêu cầu) hoặc các suất ăn theo nhu cầu đặc biệt của khách và trong tầm kiểm soát của nhà hàng.
Chú trọng vào yêu cầu về phương tiện vận chuyển trong chương trình MICE
Các xe di chuyển trong một chuyến hành trình MICE cần nên là những xe đời mới, sạch sẽ để tạo cảm giác thoải mái cho du khách. Ngoài ra, bác tài cũng nên là những người thân thiện với khách trên các chuyến xe du lịch, tránh những nhà xe thường xuyên bị phàn nàn về bác tài để đảm bảo được sự tiện nghi cho khách. Bên cạnh đó, sự đúng giờ trong thời gian xe di chuyển cũng phải cần được đề lên hàng đầu; bởi vì lịch trình cho một chương trình du lịch MICE đa số là các buổi hội nghị quan trọng nên các hoạt động của chương trình phải được triển khai theo đúng mốc thời gian.
Bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tổng thể một chương trình MICE là cực kỳ cần thiết
Chương trình du lịch MICE chia thành nhiều hạng mục sự kiện và chia thành nhiều khung thời gian. Mỗi hạng mục cần bố trí nhân sự phù hợp. Kể đến, khi khách đến khách sạn check-in, thì nên có một nhân sự ở tại khách sạn để hỗ trợ việc check-in của khách để quá trình nhận phòng được diễn ra một cách nhanh chóng
Ngoài ra, cần có nhân sự đến các nhà hàng kiểm tra món ăn, hình thức sắp xếp bàn ghế, điều động lên món mỗi khi khách gần đến và hướng dẫn khách vào khu vực dùng bữa
Nên phân bổ nhân sự hỗ trợ ở các buổi hội họp, hội thảo hay là nhân sự hỗ trợ cho teambuilding và gala dinner. Mỗi sự sắp xếp, bố trí hợp lý các nhân sự sẽ góp phần làm cho chương trình MICE diễn ra thành công hơn.
Quản lý rủi ro là chi tiết vô cùng quan trọng
Cụ thể là luôn có những phương án backup cho mỗi một chương trình. Mỗi chương trình du lịch đều sẽ luôn có những rủi ro mà các agency có hoặc không thể lường trước được, vì vậy cần nên có những “phương án B” để phòng hờ. Dễ gặp nhất chính là rủi ro về kỹ thuật trong các cuộc hội họp, hội thảo, ví dụ như là lỗi màn hình chiếu trong lúc trình chiếu. Lúc này, các phương án backup như là thay máy chiếu hoặc sử dụng sang màn hình LED là những phương án tối ưu nhất. Hoặc là trong mỗi phòng họp, nên sắp xếp ở phía sau phòng nhiều ghế ngồi để phòng hờ cho việc khách mời tham dự đông hơn so với dự kiến.
Cần nên lên một bảng logistics chi tiết cho chương trình MICE
Trước khi chạy chương trình, các agency nên tạo một bảng logistics chi tiết bao gồm danh sách tham dự, danh sách phòng, danh sách xe di chuyển và kế hoạch chương trình. Điều này sẽ giúp quá trình thực hiện chương trình diễn ra suôn sẻ hơn, việc phân bổ nhân sự cũng hợp lý hơn. Ngoài ra, việc lên một bảng logistics chi tiết này cũng giúp cho khách nhìn được tổng quát chương trình, kiểm tra nội dung dễ dàng hơn và tránh xảy ra sai sót trong quá trình chương trình được diễn ra.
Chú trọng một số chi tiết nhỏ về dịch vụ để đáp ứng được các nhu cầu, sự thoải mái của khách
Trong quá trình các du khách check-in phòng tại khách sạn, cần nên thông báo đến khách sạn phục vụ welcome drink cho khách cũng như là hỗ trợ khách có phòng sớm nhất có thể để khách nghỉ ngơi. Ngoài ra, đối với một số tệp khách hàng, agency cũng cần có những món quà welcome gift hoặc phục vụ trái cây đặt tại phòng nghỉ cùng với bảng có điền tên của khách để khách cảm thấy được sự tận tâm từ agency. Ngoài ra, cũng cần nên lưu tâm một số yêu cầu của khách như về các bữa ăn hoặc hỗ trợ khách đối với những vấn đề công ty có thể hỗ trợ được.
Tóm lại, việc chú trọng những chi tiết nhỏ trong một chương trình du lịch MICE có thể tạo nên được sự thoải mái cũng như là những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trong suốt chương trình. Ngoài ra, việc này cũng giúp cho các agency tạo nên sự khác biệt của mình, làm cho khách du lịch MICE mong muốn được quay lại tiếp tục sử dụng dịch vụ.
